E-Rechnung Export um ZUGFeRD/XRechnung zu erstellen
- Lukas Groß
- Dr. Frank Wietzel
- Dennis Gremminger
- Heiko Jenal
Inhaltsverzeichnis
Konfiguration
E-Rechnung aktivieren
In der Ansicht FakturaBeleg_Typen gibt es das Feld E-Rechnung aktiv. Hierüber kann definiert werden, welcher Belegtyp in die Verfügbaren E-Rechnung Formate exportieren kann.
Welche Belegtypen haben den Export aktiviert?
Der Export sollte für die Belegtypen “Rechnung” und “Proformarechnung“ aktiviert sein.
Felder für Export Konfiguration
In den Ansichten Firmen und FakturaBelege wurde ein neuer Reiter E-Rechnung hinzugefügt, der die folgenden Felder enthält:
Version aus Firma übernehmen
Sobald die Felder in der Ansicht Firmen befüllt wurden, werden diese bei allen neu der Firma zugeordneten Belegen automatisch übernommen. Dadurch müssen die Felder nicht für jeden Beleg neu befüllt werden.
Format
Dieses Feld definiert das Export Format mit der die E-Rechnung angelegt werden soll (Pflichtfeld)
Verfügbare Formate
Die verfügbaren Export Formate können über die Auswahl Schaltfläche angezeigt werden und werden regelmäßig beim CRM Start automatisch aktualisiert.
Käufer Referenz
Dieses Feld wird oft auch als Leitweg-ID bezeichnet (Pflichtfeld/Optional)
Beim Versenden einer E-Rechnung ist eine Leitweg-ID erforderlich, wenn die Rechnung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland gesendet wird. Die Leitweg-ID dient als eindeutiger Identifikator und ermöglicht die korrekte Zuordnung der Rechnung innerhalb der jeweiligen Behörde. Dies ist im Rahmen der Einhaltung der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der entsprechenden deutschen Umsetzungsregelungen notwendig.
Wann wird eine Leitweg-ID benötigt?
Für öffentliche Auftraggeber: Wenn du Rechnungen an Behörden und Institutionen auf Bundes-, Landes- oder kommunaler Ebene sendest, die zur Annahme von E-Rechnungen verpflichtet sind.
Nicht erforderlich für Privatkunden oder Unternehmen: Bei Rechnungen an private Empfänger oder Unternehmen ist die Leitweg-ID nicht notwendig. Sie könnten die Kundennummer oder eine Nummer die Ihr Kunde vorgibt hinterlegen.
Wie erhält man die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID wird von der jeweiligen öffentlichen Behörde bereitgestellt. Sie sollte entweder in den Vertragsunterlagen, der Bestellbestätigung oder auf Anfrage beim Auftraggeber angegeben sein.
Warum ist die Leitweg-ID wichtig?
Sie stellt sicher, dass die E-Rechnung korrekt verarbeitet und an die richtige Stelle innerhalb der Behörde weitergeleitet wird.
Ohne die Leitweg-ID wird die Rechnung in vielen Fällen nicht akzeptiert oder kann nicht zugestellt werden.
Wenn du E-Rechnungen versenden möchtest, solltest du sicherstellen, dass deine Software diese Funktion unterstützt und die Leitweg-ID korrekt integriert werden kann.
Geschäftsprozess
Dieses Feld wird für die Identifikation im PEPPOL Netzwerk verwendet. (Optional)
Upload-Portal
In diesem Feld kann das für den Upload notwendige Upload-Portal für die E-Rechnung der Firma hinterlegt werden. (Optional)
Code Felder im CRM
Zahlungsarten
In der Ansicht FakturaZahlungsarten befindet sich das Feld EN-Code. Dieses ist ein Pflichtfeld und muss passend zur Zahlungsart hinterlegt werden.
Eine vollständige Liste für die EN-Codes finden Sie hier. (Klick auf “Codeliste anzeigen”)
Maßeinheiten
In der Ansicht FakturaMasseinheiten befindet sich ebenfalls das Feld EN-Code. Dieses ist auch Pflichtfeld und muss passend zur Maßeinheit hinterlegt werden.
Eine Liste mit den EN-Codes für die Maßeinheiten finden Sie hier, eine Liste für die EN-Codes für Frachtkosten, Passagiere usw. finden Sie hier. (Klick auf “Codeliste anzeigen”)
Belegtypen Aliase
In der Ansicht FakturaBeleg_Typen_Aliase befindet sich das Feld E-Rechnung Belegtyp Code. Dieses Feld dient dazu, einer Rechnung, z.B. Mietrechnung den korrekten Code zuweisen zu können. Eine vollständige Liste für die Type-Codes finden Sie hier. (Klick auf “Codeliste anzeigen”)
Export
Nachdem die oben beschriebenen Einstellungen vorgenommen und das Format für den Export in der Ansicht FakturaBelege ausgewählt wurde, kann über die PDF-Druck Schaltfläche und die Mailversand anstelle einer PDF-Datei das gewählte Format erzeugt bzw. der E-Mail angehangen werden.
Die folgenden Dateien werden anhand der gewählten Version erzeugt:
Keine: Klassische PDF-Datei
XRechnung: Erstellung einer XML-Datei im XRechnung Format
ZUGFeRD: Erstellung einer PDF-Datei mit darin angehangener XML-Datei im ZUGFeRD Format
Invalide XML-Dateien
Nach dem Erzeugen der XML Datei, wird diese nochmals validiert. Sollte die Validierung nicht erfolgreich sein, wird der Benutzer darüber in Kenntnis gesetzt und erhält die Option einen Validierungsbericht angezeigt zu bekommen.
In diesem Bericht befinden sich Hinweise zu den Ursachen der ungültigen Datei.
Der Bericht und die ungültige XML werden zudem in einem separaten Unterverzeichnis des Belegablagepfades hinterlegt.
Häufige Gründe für invalide XML-Dateien
Nachfolgend finden Sie eine Auflistung möglicher Gründe für ungültige Validierungen