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Konfiguration

E-Rechnung aktivieren

In der Ansicht FakturaBeleg_Typen gibt es das Feld E-Rechnung aktiv. Hierüber kann definiert werden, welcher Belegtyp in die Verfügbaren E-Rechnung Formate exportieren kann.

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Konfiguration der Informationen für Ausgangsbelege

In den Ansichten Firmen und FakturaBelege wurde ein neuer Reiter E-Rechnung hinzugefügt, der die folgenden Felder enthält:

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Format

Dieses Feld definiert das Export Format mit der die E-Rechnung angelegt werden soll (Pflichtfeld).

Wird ein Format ohne explizite Version ausgewählt, wird immer die aktuellste Version verwendet.

Käufer Referenz

Dieses Feld wird oft auch als Leitweg-ID bezeichnet (Pflichtfeld)

Wann wird eine Käufer Referenz benötigt?

• Für öffentliche Auftraggeber: Bei Rechnungen an Behörden und Institutionen auf Bundes-, Landes- oder kommunaler Ebene, die zur Annahme von E-Rechnungen verpflichtet sind. Dies ist im Rahmen der Einhaltung der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der entsprechenden deutschen Umsetzungsregelungen notwendig.

• Für Privatkunden oder Unternehmen: Bei Rechnungen an private Empfänger oder Unternehmen ist es erforderlich, die Kundennummer zu hinterlegen.

Wie erhält man die Käufer Referenz?

Die Käufer Referenz wird von der jeweiligen öffentlichen Behörde bereitgestellt. Sie sollte entweder in den Vertragsunterlagen, der Bestellbestätigung oder auf Anfrage beim Auftraggeber angegeben sein.

Warum ist die Käufer Referenz wichtig?

• Ohne die Käufer Referenz wird die Rechnung in vielen Fällen nicht akzeptiert oder kann nicht zugestellt werden.

Geschäftsprozess

Dieses Feld wird für die Identifikation im PEPPOL Netzwerk verwendet. (Optional)

Upload-Portal

In diesem Feld kann das für den Upload notwendige Upload-Portal für die E-Rechnung der Firma hinterlegt werden. (Optional)

Code Felder im CRM

Zahlungsarten

In der Ansicht FakturaZahlungsarten befindet sich das Feld EN-Code. Dieses ist ein Pflichtfeld und muss passend zur Zahlungsart hinterlegt werden.
Eine vollständige Liste für die EN-Codes finden Sie hier. (Klick auf “Codeliste anzeigen”)

Maßeinheiten

In der Ansicht FakturaMasseinheiten befindet sich ebenfalls das Feld EN-Code. Dieses ist auch Pflichtfeld und muss passend zur Maßeinheit hinterlegt werden.

Eine Liste mit den EN-Codes für die Maßeinheiten finden Sie hier, eine Liste für die EN-Codes für Frachtkosten, Passagiere usw. finden Sie hier. (Klick auf “Codeliste anzeigen”)

Belegtypen Aliase

In der Ansicht FakturaBeleg_Typen_Aliase befindet sich das Feld E-Rechnung Belegtyp Code. Dieses Feld dient dazu, einer Rechnung, z.B. Mietrechnung den korrekten Code zuweisen zu können. Eine vollständige Liste für die Type-Codes finden Sie hier. (Klick auf “Codeliste anzeigen”)

Export

Nachdem die oben beschriebenen Einstellungen vorgenommen und das Format für den Export in der Ansicht FakturaBelege ausgewählt wurde, kann über die PDF-Druck Schaltfläche und die Mailversand anstelle einer PDF-Datei das gewählte Format erzeugt bzw. der E-Mail angehangen werden.

Die folgenden Dateien werden anhand der gewählten Version erzeugt:

Keine: Klassische PDF-Datei

XRechnung: Erstellung einer XML-Datei im XRechnung Format

ZUGFeRD: Erstellung einer PDF-Datei mit darin angehangener XML-Datei im ZUGFeRD Format

Invalide XML-Dateien

Nach dem Erzeugen der XML Datei, wird diese nochmals validiert. Sollte die Validierung nicht erfolgreich sein, wird der Benutzer darüber in Kenntnis gesetzt und erhält die Option einen Validierungsbericht angezeigt zu bekommen.

In diesem Bericht befinden sich Hinweise zu den Ursachen der ungültigen Datei.

Der Bericht und die ungültige XML werden zudem in einem separaten Unterverzeichnis des Belegablagepfades hinterlegt.

Häufige Gründe für invalide XML-Dateien

Nachfolgend finden Sie eine Auflistung möglicher Gründe für ungültige Validierungen