cosmoOffice Textvorlagen erstellen

Mit cosmoOffice haben Sie die Möglichkeit, Textvorlagen individuell nach Ihren Bedürfnissen zu gestalten.

Um eine Textvorlage zu erstellen, gehen Sie zu der Ansicht "Kontakte".

Hier haben Sie folgende Schaltflächen:

Wenn Sie auf die Schaltfläche "Textvorlagen" drücken, erhalten Sie einen Überblick über alle schon erstellten Textvorlagen.

Hier können Sie wählen, was Sie machen wollen z.B. eine neue Textvorlage erstellen, eine vorhanden öffnen, bearbeiten oder löschen.

Des Weiteren können Sie die E-Mail-Einstellungen festlegen.

Die E-Mail Einstellungen müssen pro Benutzer eingestellt werden.

Um eine neue Textvorlage zu erstellen, drücken Sie auf die Schaltfläche "Neu"

Anschließend können Sie die Eigenschaften für Ihre Textvorlage festlegen.

Sie können nun nach Belieben einen Titel für Ihre Vorlage wählen und einen Alias oder eine Bemerkung erfassen.

Unter den Abschnitt "Daten" können Sie sehen, dass Sie sich in der Ansicht "Kontakte" befinden, aus der Sie mit der Textvorlage starten wollen.

Das Feld "Filter" ermöglicht Ihnen einen Filter für den Seriendruck bzw. Serienversand zu hinterlegen.

In dem Feld "Typ" können Sie zwischen E-Mail- oder Dokumentvorlage wählen.

Über das Feld "Auswahl" können Sie sich zwischen, dem aktuellem Datensatz, Einzelauswahl und Mehrfachauswahl entscheiden.

Des Weiteren haben Sie hier über die Registerkarte "Sprachen", die Möglichkeit 4 Sprachen auszuwählen sowie festzulegen, welche Sprache für welches Feld verwendet werden soll.

Wenn Sie den Titel, den Typ und die Auswahl "aktueller Datensatz" ausgewählt haben, bestätigen Sie Ihre Wahl mit der Taste "Speichern".

Nun öffnet sich ein Fenster, dessen Aufbau Microsoft Word oder auch einem anderen Schreibprogramme gleicht.

Oben befindet sich wie gewohnt die Menüleiste, mit der Sie wie in Word verfahren können.

Links im Programm finden Sie ein weiteres Feld zur „Feldauswahl“ vor, welches direkt mit den Kontakten verknüpft ist und Ihnen bei der Bearbeitung von Textvorlagen behilflich sein kann.

Dort können Sie auch aus schon vorhandenen Textvorlagen Inhalte einfügen, indem Sie auf "öffnen" drücken und einen Inhalt auswählen.

Diese Vorlagen lassen sich dann mithilfe der Feldauswahl frei bearbeiten und ergänzen.

Mit dieser Funktion haben Sie alle spezifischen Daten, die Sie für die Textvorlage benötigen.

So können Sie beispielsweise auf alle benötigten Daten zugreifen, wenn Sie einen Brief erstellen möchten.

Des Weiteren gibt es die Möglichkeit der Suchfunktion.

Das heißt, wenn Sie z. B. einen bestimmten Namen benötigen, können Sie in der Suchfunktion "Name" eingeben und sämtliche Felder in denen "Name" vorkommt werden angezeigt.

Nun können Sie aus dem gewünschten Feld den Namen auswählen.

Eine weitere effiziente Funktion ist das Hinzufügen von Listen.

Hier können Sie z.B. auf das Feld „Aktivitäten“ (Aktivitäten und Kontakte sind direkt miteinander verknüpft) gehen und Betreff auswählen.

Es öffnet sich ein weiteres Fenster, indem Sie die Auswahl zwischen einer kommaseparierten Liste oder einer Auflistung als Darstellungsform haben.

Wenn Sie mit dem Dokument fertig sind, können Sie sich über die 2. Feldfläche in der Feldauswahl alle verwendeten Felder anzeigen lassen.

Sie haben nun die Möglichkeit, das Dokument sofort zu drucken oder es als PDF zu speichern.

Wenn Sie das Dokument als PDF gespeichert haben, finden Sie es bei Ihren Vorlagen als Word-Vorlage.