E-Rechnung Export um ZUGFeRD/XRechnung zu erstellen

Inhaltsverzeichnis

Konfiguration

E-Rechnung aktivieren

In der Ansicht FakturaBeleg_Typen gibt es das Feld E-Rechnung aktiv. Hierüber kann definiert werden, welcher Belegtyp in die Verfügbaren E-Rechnung Formate exportieren kann.

Welche Belegtypen haben den Export aktiviert?

Der Export sollte für die Belegtypen “Rechnung” und “Proformarechnung“ aktiviert sein.

Felder für Export Konfiguration

In den Ansichten Firmen und FakturaBelege wurde ein neuer Reiter E-Rechnung hinzugefügt, der die folgenden Felder enthält:

Version aus Firma übernehmen

Sobald die Felder in der Ansicht Firmen befüllt wurden, werden diese bei allen neu der Firma zugeordneten Belegen automatisch übernommen. Dadurch müssen die Felder nicht für jeden Beleg neu befüllt werden.

Format

Dieses Feld definiert das Export Format mit der die E-Rechnung angelegt werden soll (Pflichtfeld)

Verfügbare Formate

Die verfügbaren Export Formate können über die Auswahl Schaltfläche angezeigt werden und werden regelmäßig beim CRM Start automatisch aktualisiert.

Format Gültigkeit

Jedes verfügbare Format verfügt über eine begrenzte Gültigkeitspanne. Wird diese Zeitspanne überschritten, werden die Formate nicht mehr zur Nutzung empfohlen und in der Auswahlliste verborgen.

Käufer Referenz

Dieses Feld wird oft auch als Leitweg-ID bezeichnet (Pflichtfeld/Optional)

Leitweg-ID/Käufer Referenz

Die Leitweg-ID wird vom Rechnungsempfänger vorgegeben und dient zur internen Zuordnung der Rechnung zu einer Firma oder eines Vorganges.

Dieses Feld gilt als Pflichtfeld im Format XRechnung und muss bei diesen gefüllt sein.

Geschäftsprozess

Dieses Feld wird für die Identifikation im PEPPOL Netzwerk verwendet. (Optional)

Geschäftsprozess Identifier für PEPPOL

In XRechnung 3.0 wurde die Unterstützung für PEPPOL hinzugefügt. Sollten Sie PEPPOL verwenden, ist hier der vom Rechnungsempfänger angegebene PEPPOL Identifier anzugeben.

Sollten Sie PEPPOL nicht verwenden oder keine Angaben vom Rechnungsempfänger erhalten haben, so können Sie dieses Feld leer lassen. In diesem Falle wird der Standardwert verwendet.

Weitere Informationen zu PEPPOL können auf der folgenden Seite des Bundesministerium des Innern und für Heimat eingesehen werden:
Der Übertragungskanal: Peppol (e-rechnung-bund.de)

Upload-Portal

In diesem Feld kann das für den Upload notwendige Upload-Portal für die E-Rechnung der Firma hinterlegt werden. (Optional)

Upload Portale

Es gibt verschiedene Portale, wo eine E-Rechnung hochgeladen werden kann. Das für diese Firma relevante Portal kann hier hinterlegt werden um schnellen Zugriff darauf zu haben.

Mögliche Portale sind:

Code Felder im CRM

Letzte Aktualisierung der Code Listen

Codelisten Stand vom 27.12.2024

Quellen
XRepository

Zahlungsarten | Codeliste UNTDID 4461

Maßeinheiten | Codeliste UN/ECE Recommendation N°20

Frachtkosten, Passagiere, etc. | Codeliste UN/ECE Recommendation N°21

TypeCodes | Codeliste UNTDID 1001

Zahlungsarten

In der Ansicht FakturaZahlungsarten befindet sich das Feld EN-Code. Dieses ist ein Pflichtfeld und muss passend zur Zahlungsart hinterlegt werden.
Eine vollständige Liste für die EN-Codes finden Sie hier. (Klick auf “Codeliste anzeigen”)

Maßeinheiten

In der Ansicht FakturaMasseinheiten befindet sich ebenfalls das Feld EN-Code. Dieses ist auch Pflichtfeld und muss passend zur Maßeinheit hinterlegt werden.

Eine Liste mit den EN-Codes für die Maßeinheiten finden Sie hier, eine Liste für die EN-Codes für Frachtkosten, Passagiere usw. finden Sie hier. (Klick auf “Codeliste anzeigen”)

Zudem muss jeder in der Solution verwendete Artikel über eine zugeordnete Maßeinheit verfügen. Ist dies nicht der Fall, kann der Export nicht erfolgreich durchgeführt werden.

Sichtbarkeit des EN-Code Feldes

Sollte das Feld für den EN-Code nicht sichtbar sein, muss dieses vermutlich erst in der Eingabemaske der Ansicht hinzugefügt werden.

Zudem sollte das Feld EN-Code nicht mit anderen Feldern einer ähnlichen Benennung verwechselt werden. Das korrekte Feld sollte in der Ansicht als EN-Code gekennzeichnet sein. Andere Varianten wie zum Beispiel Code weißen auf ein anderes Feld hin.

Belegtypen Aliase

In der Ansicht FakturaBeleg_Typen_Aliase befindet sich das Feld E-Rechnung Belegtyp Code. Dieses Feld dient dazu, einer Rechnung, z.B. Mietrechnung den korrekten Code zuweisen zu können. Eine vollständige Liste für die Type-Codes finden Sie hier. (Klick auf “Codeliste anzeigen”)

Um einem Beleg den Belegtyp Alias und den entsprechenden Code zuordnen zu können, sollte dem Beleg über den korrekten Alias verfügen

Export

Nachdem die oben beschriebenen Einstellungen vorgenommen und das Format für den Export in der Ansicht FakturaBelege ausgewählt wurde, kann über die PDF-Druck Schaltfläche und die Mailversand anstelle einer PDF-Datei das gewählte Format erzeugt bzw. der E-Mail angehangen werden.

Die folgenden Dateien werden anhand der gewählten Version erzeugt:

Keine: Klassische PDF-Datei

XRechnung: Erstellung einer XML-Datei im XRechnung Format

ZUGFeRD: Erstellung einer PDF-Datei mit darin angehangener XML-Datei im ZUGFeRD Format

Invalide XML-Dateien

Nach dem Erzeugen der XML Datei, wird diese nochmals validiert. Sollte die Validierung nicht erfolgreich sein, wird der Benutzer darüber in Kenntnis gesetzt und erhält die Option einen Validierungsbericht angezeigt zu bekommen.

In diesem Bericht befinden sich Hinweise zu den Ursachen der ungültigen Datei.

Der Bericht und die ungültige XML werden zudem in einem separaten Unterverzeichnis des Belegablagepfades hinterlegt.

Hinweis bei invaliden Exporten

Sollten Sie einen Export nicht korrekt durchführen können, werden die erstellte XML Datei und der Validierungsbericht benötigt.

Diese können Sie zur Analyse der Ursache an uns weiterleiten.

Häufige Gründe für invalide XML-Dateien

Maßeinheiten RecordId der Position nicht gefüllt
- Der in der Position verwendete Artikel benötigt eine hinterlegte Maßeinheit bevor er als Position hinzugefügt wurde
Ansprechpartner im Beleg nicht gefüllt
Mandant nicht korrekt gefüllt (Adresse, Ort, Land, PLZ, Iban, E-Mail, Telefon, Fax, UstID, Gläubiger-ID)
Zahlungsart hat keinen hinterlegten EN-Code
Maßeinheiten hat keinen hinterlegten EN-Code
Unvollständige Daten (z.B. Land fehlt) in der Belegadresse
Käufer Referenz (Leitweg-ID) ist leer

Nachfolgend finden Sie eine Auflistung möglicher Gründe für ungültige Validierungen

Mögliche Gründe

Auflistung häufiger Meldungen und ihrer Ursachen für fehlgeschlagene Exporte in die ZUGFeRD und XRechnung Formate.

ZUGFeRD

Meldung

Ursache

Eines der folgenden Attribute ist notwendig: 'GLN', 'Eigene Lieferantennummer'

Eines der folgenden Felder muss jeweils für den Verkäufer und Käufer befüllt sein:

Für den Verkäufer:

GLNNo (Mandant) oder EigeneLieferantenNummer (FakturaBelege)

Für den Käufer:

GLNNo (FakturaBelege) oder eDocumentBuyerReference (FakturaBelege)

Element 'ram:ID' must occur exactly 1 times.

Diese Meldung kann zahlreiche Ursachen haben:

GLNNo (FakturaBelege) nicht gefüllt.

XRechnung

Meldung	Ursache
[BR-DE-5] Das Element "Seller contact point" (BT-41) muss übermittelt werden.	Ansprechpartner im Beleg nicht ausgewählt
[BR-23]-An Invoice line (BG-25) shall have an Invoiced quantity unit of measure code (BT-130).	Zum Zeitpunkt der Positionsanlage verfügte der Artikel nicht über eine zugewiesene Maßeinheit EN-Code der beim Artikel hinterlegten Maßeinheit ist leer/ungültig
[BR-09]-The Seller postal address (BG-5) shall contain a Seller country code (BT-40). [BR-DE-5] Das Element "Seller contact point" (BT-41) muss übermittelt werden. [BR-DE-6] Das Element "Seller contact telephone number" (BT-42) muss übermittelt werden. [BR-DE-7] Das Element "Seller contact email address" (BT-43) muss übermittelt werden. [BR-DE-3] Das Element "Seller city" (BT-37) muss übermittelt werden. [BR-DE-4] Das Element "Seller post code" (BT-38) muss übermittelt werden. [BR-DE-13] In der Rechnung müssen Angaben zu genau einer der drei Gruppen "CREDIT TRANSFER" (BG-17), "PAYMENT CARD INFORMATION" (BG-18) oder "DIRECT DEBIT" (BG-19) übermittelt werden. [BR-DE-30] Wenn "DIRECT DEBIT" BG-19 vorhanden ist, dann muss "Bank assigned creditor identifier" BT-90 übermittelt werden.	Mandant nicht korrekt gefüllt (z.B. Adresse, Ort, PLZ, IBAN, E-Mail, Gläubiger-ID)
[BR-49]-A Payment instruction (BG-16) shall specify the Payment means type code (BT-81). [BR-DE-13] In der Rechnung müssen Angaben zu genau einer der drei Gruppen "CREDIT TRANSFER" (BG-17), "PAYMENT CARD INFORMATION" (BG-18) oder "DIRECT DEBIT" (BG-19) übermittelt werden.	Zahlungsarten EN-Codes unvollständig
[BR-11]-The Buyer postal address shall contain a Buyer country code (BT-55). [BR-DE-8] Das Element "Buyer city" (BT-52) muss übermittelt werden. [BR-DE-9] Das Element "Buyer post code" (BT-53) muss übermittelt werden.	Unvollständige Daten in der Belegadresse (z.B. Land fehlt)
[BR-DE-15] Das Element "Buyer reference" (BT-10) muss übermittelt werden.	Die Käufer Referenz (FakturaBelege) ist leer
[BR-57]-Each Deliver to address (BG-15) shall contain a Deliver to country code (BT-80)	Land im Beleg nicht befüllt
[BR-DE-31] Wenn "DIRECT DEBIT" BG-19 vorhanden ist, dann muss "Debited account identifier" BT-91 übermittelt werden.	Bankverbindung im Beleg nicht ausgewählt
[BR-DE-27] In BT-42 sollen mindestens drei Ziffern enthalten sein.	Telefonnummer zu kurz
[BR-DE-28] In BT-43 soll genau ein @-Zeichen enthalten sein, welches nicht von einem Leerzeichen, einem Punkt, aber mindestens zwei Zeichen auf beiden Seiten flankiert werden soll. Ein Punkt sollte nicht am Anfang oder am Ende stehen.	E-Mail enthält ungültiges @ Zeichen
Mandate reference MUST be provided for direct debit. [BR-DE-29] Wenn "DIRECT DEBIT" BG-19 vorhanden ist, dann muss "Mandate reference identifier" BT-89 übermittelt werden.	Keine SEPA Mandatsreferenz vorhanden
[BR-DE-16] Wenn in einer Rechnung die Steuercodes S, Z, E, AE, K, G, L oder M verwendet werden, muss mindestens eines der Elemente "Seller VAT identifier" (BT-31), "Seller tax registration identifier" (BT-32) oder "SELLER TAX REPRESENTATIVE PARTY" (BG-11) übermittelt werden. [BR-S-02]-An Invoice that contains an Invoice line (BG-25) where the Invoiced item VAT category code (BT-151) is "Standard rated" shall contain the Seller VAT Identifier (BT-31), the Seller tax registration identifier (BT-32) and/or the Seller tax representative VAT identifier (BT-63). [BR-CO-26]-In order for the buyer to automatically identify a supplier, the Seller identifier (BT-29), the Seller legal registration identifier (BT-30) and/or the Seller VAT identifier (BT-31) shall be present.	Gläubiger-ID oder Ust-ID nicht gefüllt
[BR-63]-The Buyer electronic address (BT-49) shall have a Scheme identifier. Buyer electronic address MUST be provided Document MUST not contain empty elements.	Treten häufig zusammen auf, wenn bei dem Firmendatensatz keine Kontakt E-Mail hinterlegt ist.
PEPPOL-EN16931-R010 Buyer electronic address MUST be provided Pfad: /rsm:CrossIndustryInvoice/rsm:SupplyChainTradeTransaction[1]/ram:ApplicableHeaderTradeAgreement[1]/ram:BuyerTradeParty[1]	Im Firmendatensatz wurde keine Kontakt E-Mail hinterlegt ist.
PEPPOL-EN16931-R008 Document MUST not contain empty elements. Pfad: /rsm:CrossIndustryInvoice/rsm:SupplyChainTradeTransaction[1]/ram:ApplicableHeaderTradeAgreement[1]/ram:BuyerTradeParty[1]/ram:URIUniversalCommunication[1]	Im Firmendatensatz wurde keine Kontakt E-Mail hinterlegt ist.