Mit dem cosmo Office haben wir die Möglichkeit, Textvorlagen individuell auf unsere Bedürfnisse zu gestalten.
Um eine Textvorlage zu erstellen, gehen wir zu den Kontakten.
Hier haben wir folgende Schaltflächen:
Wir gehen auf die Schaltfläche Textvorlagen
Hier haben wir alle schon erstellten Textvorlagen auf einen Blick.
Hier können wir wählen was wir machen wollen z.B. eine neue Textvorlage erstellen, eine vorhanden öffnen, bearbeiten oder löschen.
Des Weiteren können wir die E-Mail- Einstellungen festlegen. Die E-Mail Einstellungen müssen pro Benutzer eingestellt werden.
Wir wollen aber eine neue Textvorlage erstellen und gehen dafür auf "Neu"
Als nächster Schritt können wir die Eigenschaften festlegen.
Wir geben den Titel, wie unsere Textvorlage heißen soll ein und können auch noch einen Alias oder eine Bemerkung erfassen.
Bei den Daten können wir sehen, dass wir uns in der Ansicht Kontakte befinden aus der wir mit der Textvorlage starten wollen.
Über den Filter können wir einen Filter für den Seriendruck bzw. Serienversand hinterlegen.
In dem Feld Typ können wir zwischen E-Mail- oder Dokumentvorlage wählen.
Im Feld Auswahl kann ich mich zwischen aktuellem Datensatz, Einzelauswahl und Mehrfachauswahl entscheiden.
Des Weiteren haben wir hier die Möglichkeit 4 Sprachen auszuwählen sowie festzulegen, welche Sprache für welches Feld verwendet werden soll.
Wenn wir der Titel, den Typ Dokument und die Auswahl aktueller Datensatz ausgewählt haben müssen wir speichern.
Nun öffnet sich ein Fenster das aufgebaut ist, wie Word oder auch ein anderes Schreibprogramm.
Hier haben wir die Menüleiste mit der wir, wie in Word gewohnt arbeiten kann.
Links haben wir eine Feldleiste. Diese ist 1 zu 1 mit den Kontakten verbunden und ist hilfreich bei der Bearbeitung der Textvorlage.
Wir können hier auch aus schon vorhandenen Textvorlagen Inhalte einfügen, indem wir auf "öffnen" gehen und uns einen Inhalt auswählen.
Diesen können wir dann mithilfe der Feldauswahl bearbeiten und ergänzen.
Mit der Feldauswahl haben wir alle spezifischen Daten die wir für die Textvorlage benötigen.
Wenn Sie z.B. einen Brief erstellen möchten, finden wir in der Feldauswahl allen benötigten Daten.
Es gibt auch die Möglichkeit der Suchfunktion.
Das heißt, wenn wir z. B. den Namen benötigen, können wir in der Suchfunktion Name eingeben und sämtliche Felder in denen Namen vorkommt werden angezeigt.
Nun können wir aus dem gewünschten Feld den Namen auswählen.
Weiterhin können wir auch Listen hinzufügen.
Hier können wir z.B. auf das Feld Aktivitäten (Aktivitäten und Kontakte sind 1 zu 1 miteinander verknüpft) gehen und Betreff auswählen.
Es öffnet sich ein kleines Fenster, indem wir auswählen können, ob wir die Liste kommasepariert oder als Auflistung dargestellt bekommen möchten.
Wenn wir mit dem Dokument fertig sind, können wir uns über die 2. Feldfläche in der Feldauswahl alle verwendeten Felder anzeigen lassen.
Wir haben nun die Möglichkeit, das Dokument sofort zu drucken oder es als PDF zu speichern.
Wenn wir das Dokument als PDF gespeichert haben, finden wir es bei unseren Vorlagen als Word- Vorlage.
Da wir aber auch noch eine dazu passende Email- Vorlage haben möchten gehen wir wieder auf "Neu"
In den Eigenschaften geben wir den Titel ein, wählen den Feld- Typ E-Mail aus und die Feldauswahl "aktueller Datensatz".
In den E- Mail Einstellungen können wir festlegen an welche Mailadresse die Antwort gehen soll und in der Empfängeradresse können wir das Feld E-Mail hinzufügen.
Es öffnet sich wieder unser Word Fenster.
Hier haben wir wieder die Möglichkeit, auf eine bereits vorhandene Vorlage zurückzugreifen oder eine neue zu erstellen.
Wir haben auch wieder die Feldauswahl aus der wir unsere Daten entnehmen können.
Nun können wir die soeben erstellte Wordvorlage unter "Vorlage hinzufügen" auswählen und an die E-Mail anhängen.
Somit wird die Testvorlage immer dynamisch mit der E-Mailvorlage verbunden.
Wenn wir die Vorlage wie gewünscht fertiggestellt haben, müssen wir sie noch speichern.
Danach haben wir die Vorlage bei unseren bereits erstellten Vorlagen.
Nun können wir die E-Mail versenden.
Wenn wir die E-Mail versendet haben wird diese automatisch in den Aktivitäten des Kontaktes abgelegt.
Nicht nur, dass wir durch das Erstellen der Textvorlage eine erhebliche Zeitersparnis erhalten,
Wird auch noch jeder Versand einer E-Mail hinterlegt, was eine lückenlose Dokumentation mit sich hinterherzieht.