Mit cosmoOffice haben Sie die Möglichkeit, Textvorlagen individuell auf Ihre Bedürfnisse zu gestalten.
Um eine Textvorlage zu erstellen, gehen Sie zu der Ansicht "Kontakte".
Hier haben Sie folgende Schaltflächen:
Wenn Sie auf die Schaltfläche "Textvorlagen" drücken, erhalten Sie einen Überblick über alle schon erstellten Textvorlagen.
Hier können Sie wählen, was Sie machen wollen z.B. eine neue Textvorlage erstellen, eine vorhanden öffnen, bearbeiten oder löschen.
Des Weiteren können Sie die E-Mail- Einstellungen festlegen.
Die E-Mail Einstellungen müssen pro Benutzer eingestellt werden.
Um eine neue Textvorlage erstellen, drücken Sie auf die Schaltfläche "Neu"
Als nächstes können Sie die Eigenschaften für Ihre Textvorlage festlegen.
Sie können nun nach Belieben einen Titel für Ihre Vorlage wählen und einen Alias oder eine Bemerkung erfassen.
Bei den "Daten" können Sie sehen, dass Sie sich in der Ansicht "Kontakte" befinden, aus der Sie mit der Textvorlage starten wollen.
Über das Feld "Filter" können Sie einen Filter für den Seriendruck bzw. Serienversand hinterlegen.
In dem Feld "Typ" können Sie zwischen E-Mail- oder Dokumentvorlage wählen.
Im Feld "Auswahl" können Sie sich zwischen, dem aktuellem Datensatz, Einzelauswahl und Mehrfachauswahl entscheiden.
Des Weiteren haben Sie hier die Möglichkeit 4 Sprachen auszuwählen sowie festzulegen, welche Sprache für welches Feld verwendet werden soll.
Wenn Sie den Titel, den Typ und die Auswahl aktueller Datensatz ausgewählt haben, müssen Sie mit Speichern weiter.
Nun öffnet sich ein Fenster, das aufgebaut ist, wie Word oder auch ein anderes Schreibprogramm.
Hier haben Sie die Menüleiste mit der Sie, wie in Word gewohnt arbeiten kann.
Links haben Sie eine Feldleiste. Diese ist 1 zu 1 mit den Kontakten verbunden und ist hilfreich bei der Bearbeitung der Textvorlage.
Sie können hier auch aus schon vorhandenen Textvorlagen Inhalte einfügen, indem Sie auf "öffnen" gehen und einen Inhalt auswählen.
Diesen können Sie dann mithilfe der Feldauswahl bearbeiten und ergänzen.
Mit der Feldauswahl haben Sie alle spezifischen Daten die Sie für die Textvorlage benötigen.
Wenn Sie z.B. einen Brief erstellen möchten, finden Sie in der Feldauswahl, alle benötigten Daten.
Es gibt auch die Möglichkeit der Suchfunktion.
Das heißt, wenn Sie z. B. den Namen benötigen, können Sie in der Suchfunktion "Name" eingeben und sämtliche Felder in denen "Name" vorkommt werden angezeigt.
Nun können Sie aus dem gewünschten Feld den Namen auswählen.
Weiterhin können Sie auch Listen hinzufügen.
Hier können Sie z.B. auf das Feld Aktivitäten (Aktivitäten und Kontakte sind 1 zu 1 miteinander verknüpft) gehen und Betreff auswählen.
Es öffnet sich ein kleines Fenster, indem Sie auswählen können, ob Sie die Liste kommasepariert oder als Auflistung dargestellt bekommen möchten.
Wenn Sie mit dem Dokument fertig sind, können Sie sich über die 2. Feldfläche in der Feldauswahl alle verwendeten Felder anzeigen lassen.
Sie haben nun die Möglichkeit, das Dokument sofort zu drucken oder es als PDF zu speichern.
Wenn Sie das Dokument als PDF gespeichert haben, finden Sie es bei Ihren Vorlagen als Word- Vorlage.
