Mit cosmoOffice haben Sie die Möglichkeit, Textvorlagen individuell auf Ihre Bedürfnisse zu gestalten.
Um eine Textvorlage zu erstellen, gehen Sie zu den Kontakten.
Hier haben Sie folgende Schaltflächen:
Sie gehen auf die Schaltfläche Textvorlagen
Hier haben Sie alle schon erstellten Textvorlagen auf einen Blick.
Hier können Sie wählen, was Sie machen wollen z.B. eine neue Textvorlage erstellen, eine vorhanden öffnen, bearbeiten oder löschen.
Des Weiteren können Sie die E-Mail- Einstellungen festlegen.
Die E-Mail Einstellungen müssen pro Benutzer eingestellt werden.
Sie wollen aber eine neue Textvorlage erstellen und gehen dafür auf "Neu"
Als nächsten Schritt können Sie die Eigenschaften festlegen.
Sie geben den Titel, wie Ihre Textvorlage heißen soll ein und können auch noch einen Alias oder eine Bemerkung erfassen.
Bei den Daten können Sie sehen, dass Sie sich in der Ansicht Kontakte befinden aus der Sie mit der Textvorlage starten wollen.
Über den Filter können Sie einen Filter für den Seriendruck bzw. Serienversand hinterlegen.
In dem Feld Typ können Sie zwischen E-Mail- oder Dokumentvorlage wählen.
Im Feld Auswahl können Sie sich zwischen, dem aktuellem Datensatz, Einzelauswahl und Mehrfachauswahl entscheiden.
Des Weiteren haben Sie hier die Möglichkeit 4 Sprachen auszuwählen sowie festzulegen, welche Sprache für welches Feld verwendet werden soll.
Wenn Sie den Titel, den Typ Dokument und die Auswahl aktueller Datensatz ausgewählt haben, müssen Sie mit Speichern weiter.
Nun öffnet sich ein Fenster, das aufgebaut ist, wie Word oder auch ein anderes Schreibprogramm.
Hier haben Sie die Menüleiste mit der Sie, wie in Word gewohnt arbeiten kann.
Links haben Sie eine Feldleiste. Diese ist 1 zu 1 mit den Kontakten verbunden und ist hilfreich bei der Bearbeitung der Textvorlage.
Sie können hier auch aus schon vorhandenen Textvorlagen Inhalte einfügen, indem Sie auf "öffnen" gehen und einen Inhalt auswählen.
Diesen können Sie dann mithilfe der Feldauswahl bearbeiten und ergänzen.
Mit der Feldauswahl haben Sie alle spezifischen Daten die Sie für die Textvorlage benötigen.
Wenn Sie z.B. einen Brief erstellen möchten, finden Sie in der Feldauswahl, alle benötigten Daten.
Es gibt auch die Möglichkeit der Suchfunktion.
Das heißt, wenn Sie z. B. den Namen benötigen, können Sie in der Suchfunktion "Name" eingeben und sämtliche Felder in denen "Name" vorkommt werden angezeigt.
Nun können Sie aus dem gewünschten Feld den Namen auswählen.
Weiterhin können Sie auch Listen hinzufügen.
Hier können Sie z.B. auf das Feld Aktivitäten (Aktivitäten und Kontakte sind 1 zu 1 miteinander verknüpft) gehen und Betreff auswählen.
Es öffnet sich ein kleines Fenster, indem Sie auswählen können, ob Sie die Liste kommasepariert oder als Auflistung dargestellt bekommen möchten.
Wenn Sie mit dem Dokument fertig sind, können Sie sich über die 2. Feldfläche in der Feldauswahl alle verwendeten Felder anzeigen lassen.
Sie haben nun die Möglichkeit, das Dokument sofort zu drucken oder es als PDF zu speichern.
Wenn Sie das Dokument als PDF gespeichert haben, finden Sie es bei Ihren Vorlagen als Word- Vorlage.
