Mit cosmoOffice haben Sie die Möglichkeit, Textvorlagen individuell auf Ihre Bedürfnisse nach Ihren Bedürfnissen zu gestalten.
Um eine Textvorlage zu erstellen, gehen Sie zu den Kontaktender Ansicht "Kontakte".
Hier haben Sie folgende Schaltflächen:
Wenn Sie gehen auf die Schaltfläche Textvorlagen
Hier haben Sie alle schon erstellten Textvorlagen auf einen Blick. "Textvorlagen" drücken, erhalten Sie einen Überblick über alle schon erstellten Textvorlagen.
Hier können Sie wählen, was Sie machen wollen z.B. eine neue Textvorlage erstellen, eine vorhanden öffnen, bearbeiten oder löschen.
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| Note |
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Die E-Mail Einstellungen müssen pro Benutzer eingestellt werden. |
Sie wollen aber Um eine neue Textvorlage erstellen und gehen dafür auf zu erstellen, drücken Sie auf die Schaltfläche "Neu"
Als nächsten Schritt Anschließend können Sie die Eigenschaften für Ihre Textvorlage festlegen.Sie geben
den Titel, wie Ihre Textvorlage heißen soll ein und können auch noch 
Sie können nun nach Belieben einen Titel für Ihre Vorlage wählen und einen Alias oder eine Bemerkung erfassen.
Bei Unter den Abschnitt "Daten" können Sie sehen, dass Sie sich in der Ansicht "Kontakte" befinden, aus der Sie mit der Textvorlage starten wollen.
Über den Filter können Sie Das Feld "Filter" ermöglicht Ihnen einen Filter für den Seriendruck bzw. Serienversand zu hinterlegen.
In dem Feld "Typ" können Sie zwischen E-Mail- oder Dokumentvorlage wählen.
Im Über das Feld "Auswahl" können Sie sich zwischen, dem aktuellem Datensatz, Einzelauswahl und Mehrfachauswahl entscheiden.
Des Weiteren haben Sie hier über die Registerkarte "Sprachen", die Möglichkeit 4 Sprachen auszuwählen sowie festzulegen, welche Sprache für welches Feld verwendet werden soll.
Wenn Sie den Titel, den Typ Dokument und die Auswahl "aktueller Datensatz" ausgewählt haben, müssen bestätigen Sie Ihre Wahl mit der Taste "Speichern weiter".
Nun öffnet sich ein Fenster, das aufgebaut ist, wie dessen Aufbau Microsoft Word oder auch ein anderes Schreibprogramm.Hier haben Sie die Menüleiste einem anderen Schreibprogramme gleicht.
Oben befindet sich wie gewohnt die Menüleiste, mit der Sie , wie in Word gewohnt arbeiten kannverfahren können.
Links haben Sie eine Feldleiste. Diese ist 1 zu 1 im Programm finden Sie ein weiteres Feld zur „Feldauswahl“ vor, welches direkt mit den Kontakten verbunden verknüpft ist und ist hilfreich Ihnen bei der Bearbeitung der Textvorlagevon Textvorlagen behilflich sein kann.
Dort können Sie können hier auch aus schon vorhandenen Textvorlagen Inhalte einfügen, indem Sie auf "öffnen" gehen drücken und einen Inhalt auswählen.
Diesen können Sie Diese Vorlagen lassen sich dann mithilfe der Feldauswahl frei bearbeiten und ergänzen.
Mit der Feldauswahl dieser Funktion haben Sie alle spezifischen Daten, die Sie für die Textvorlage benötigen.
Wenn Sie z.B. So können Sie beispielsweise auf alle benötigten Daten zugreifen, wenn Sie einen Brief erstellen möchten, finden Sie in der Feldauswahl, alle benötigten Daten.
Es Des Weiteren gibt auch es die Möglichkeit der Suchfunktion.
Das heißt, wenn Sie z. B. den einen bestimmten Namen benötigen, können Sie in der Suchfunktion "Name" eingeben und sämtliche Felder in denen "Name" vorkommt werden angezeigt.
Nun können Sie aus dem gewünschten Feld den Namen auswählen.Weiterhin können Sie auch Listen hinzufügen
Eine weitere effiziente Funktion ist das Hinzufügen von Listen.
Hier können Sie z.B. auf das Feld Aktivitäten „Aktivitäten“ (Aktivitäten und Kontakte sind 1 zu 1 direkt miteinander verknüpft) gehen und Betreff auswählen.
Es öffnet sich ein kleines weiteres Fenster, indem Sie auswählen können, ob Sie die Auswahl zwischen einer kommaseparierten Liste kommasepariert oder als Auflistung dargestellt bekommen möchteneiner Auflistung als Darstellungsform haben.
Wenn Sie mit dem Dokument fertig sind, können Sie sich über die 2. Feldfläche in der Feldauswahl alle verwendeten Felder anzeigen lassen.
Sie haben nun die Möglichkeit, das Dokument sofort zu drucken oder es als PDF zu speichern.
Wenn Sie das Dokument als PDF gespeichert haben, finden Sie es bei Ihren Vorlagen als Word-Vorlage.
Da Sie aber auch noch eine dazu passende Email- Vorlage haben möchten gehen Sie wieder auf "Neu"
In den Eigenschaften geben Sie den Titel ein, wählen den Feld- Typ E-Mail aus und die Feldauswahl "aktueller Datensatz".
In den E-Mail Einstellungen können Sie festlegen an welche Mailadresse die Antwort gehen soll und in der Empfängeradresse können Sie das Feld E-Mail hinzufügen.
Es öffnet sich wieder unser Word Fenster.
Hier haben Sie wieder die Möglichkeit, auf eine bereits vorhandene Vorlage zurückzugreifen oder eine neue zu erstellen.
Sie haben auch wieder die Feldauswahl aus der Sie ihre Daten entnehmen können.
Nun können Sie die soeben erstellte Wordvorlage unter "Vorlage hinzufügen" auswählen und an die E-Mail anhängen.
Somit wird die Testvorlage immer dynamisch mit der E-Mailvorlage verbunden.
Wenn Sie die Vorlage wie gewünscht fertiggestellt haben, müssen Sie sie noch speichern.
Danach haben Sie die Vorlage bei Ihren bereits erstellten Vorlagen.
Nun können Sie die E-Mail versenden.
Wenn Sie die E-Mail versendet haben wird diese automatisch in den Aktivitäten des Kontaktes abgelegt.
Nicht nur, dass Sie durch das Erstellen der Textvorlage eine erhebliche Zeitersparnis erhalten,
die Textvorlage wird auch nach jedem Versand einer E-Mail in den Aktivitäten des Kunden hinterlegt, was eine lückenlose Dokumentation mit sich hinterherzieht.
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Wenn eine E-Mailempfängeradresse / cc oder bcc mit der Feldauswahl in der Vorlage hinterlegt wurde, dann wird zu der Relation der Feldauswahl eine Aktivität angelegt.
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