Mit dem cosmo Office cosmoOffice haben wir Sie die Möglichkeit, Textvorlagen individuell auf unsere Bedürfnisse nach Ihren Bedürfnissen zu gestalten.
Um eine Textvorlage zu erstellen, gehen wir zu den KontaktenSie zu der Ansicht "Kontakte".
Hier haben wir Sie folgende Schaltflächen:
Wir gehen 
Wenn Sie auf die Schaltfläche Textvorlagen
Hier haben wir alle schon erstellten Textvorlagen auf einen Blick. "Textvorlagen" drücken, erhalten Sie einen Überblick über alle schon erstellten Textvorlagen.
Hier können wir Sie wählen, was wir Sie machen wollen z.B. eine neue Textvorlage erstellen, eine vorhanden öffnen, bearbeiten oder löschen.
Des Weiteren können wir Sie die E-Mail-Einstellungen festlegen.
| Note |
|---|
Die E-Mail Einstellungen müssen pro Benutzer eingestellt werden. |
Wir wollen aber Um eine neue Textvorlage erstellen und gehen dafür auf zu erstellen, drücken Sie auf die Schaltfläche "Neu"
Als nächster Schritt können wir Anschließend können Sie die Eigenschaften für Ihre Textvorlage festlegen.
Wir geben den Titel, wie unsere Textvorlage heißen soll ein und können auch noch 
Sie können nun nach Belieben einen Titel für Ihre Vorlage wählen und einen Alias oder eine Bemerkung erfassen.
Bei Unter den Abschnitt "Daten" können wir Sie sehen, dass wir uns Sie sich in der Ansicht"Kontakte" befinden, aus der wir Sie mit der Textvorlage starten wollen.
Über den Filter können wir Das Feld "Filter" ermöglicht Ihnen einen Filter für den Seriendruck bzw. Serienversand zu hinterlegen.
In dem Feld "Typ" können wir Sie zwischen E-Mail- oder Dokumentvorlage wählen.
Im Über das Feld Auswahl kann ich mich zwischen "Auswahl" können Sie sich zwischen, dem aktuellem Datensatz, Einzelauswahl und Mehrfachauswahl entscheiden.
Des Weiteren haben wir Sie hier über die Registerkarte "Sprachen", die Möglichkeit 4 Sprachen auszuwählen sowie festzulegen, welche Sprache für welches Feld verwendet werden soll.
Wenn wir der Sie den Titel, den Typ Dokument und die Auswahl "aktueller Datensatz" ausgewählt haben müssen wir speichern, bestätigen Sie Ihre Wahl mit der Taste "Speichern".
Nun öffnet sich ein Fenster das aufgebaut ist, wie , dessen Aufbau Microsoft Word oder auch ein anderes Schreibprogramm.
Hier haben wir die Menüleiste mit der wir, wie in Word gewohnt arbeiten kann.
Links haben wir eine Feldleiste. Diese ist 1 zu 1 mit den Kontakten verbunden und ist hilfreich bei der Bearbeitung der Textvorlage.
Wir können hier einem anderen Schreibprogramme gleicht.
Oben befindet sich wie gewohnt die Menüleiste, mit der Sie wie in Word verfahren können.
Links im Programm finden Sie ein weiteres Feld zur „Feldauswahl“ vor, welches direkt mit den Kontakten verknüpft ist und Ihnen bei der Bearbeitung von Textvorlagen behilflich sein kann.
Dort können Sie auch aus schon vorhandenen Textvorlagen Inhalte einfügen, indem wir Sie auf "öffnen" gehen drücken und uns einen Inhalt auswählen.
Diesen können wir Diese Vorlagen lassen sich dann mithilfe der Feldauswahl frei bearbeiten und ergänzen.
Mit der Feldauswahl dieser Funktion haben wir Sie alle spezifischen Daten, die wir Sie für die Textvorlage benötigen.
Wenn Sie z.B. So können Sie beispielsweise auf alle benötigten Daten zugreifen, wenn Sie einen Brief erstellen möchten, finden wir in der Feldauswahl allen benötigten Daten.
Es Des Weiteren gibt auch es die Möglichkeit der Suchfunktion.
Das heißt, wenn wir Sie z. B. den einen bestimmten Namen benötigen, können wir Sie in der Suchfunktion "Name" eingeben und sämtliche Felder in denen Namen "Name" vorkommt werden angezeigt.
Nun können wir Sie aus dem gewünschten Feld den Namen auswählen.Weiterhin können wir auch Listen hinzufügen
Eine weitere effiziente Funktion ist das Hinzufügen von Listen.
Hier können wir Sie z.B. auf das Feld Aktivitäten „Aktivitäten“ (Aktivitäten und Kontakte sind 1 zu 1 direkt miteinander verknüpft) gehen und Betreff auswählen.
Es öffnet sich ein kleines weiteres Fenster, indem wir auswählen können, ob wir die Liste kommasepariert oder als Auflistung dargestellt bekommen möchtenSie die Auswahl zwischen einer kommaseparierten Liste oder einer Auflistung als Darstellungsform haben.
Wenn wir Sie mit dem Dokument fertig sind, können wir uns Sie sich über die 2. Feldfläche in der Feldauswahl alle verwendeten Felder anzeigen lassen.
Wir 
Sie haben nun die Möglichkeit, das Dokument sofort zu drucken oder es als PDF zu speichern.
Wenn wir Sie das Dokument als PDF gespeichert haben, finden wir Sie es bei unseren Ihren Vorlagen als Word-Vorlage.
Da wir aber auch noch eine dazu passende Email- Vorlage haben möchten gehen wir wieder auf "Neu"
In den Eigenschaften geben wir den Titel ein, wählen den Feld- Typ E-Mail aus und die Feldauswahl "aktueller Datensatz".
In den E- Mail Einstellungen können wir festlegen an welche Mailadresse die Antwort gehen soll und in der Empfängeradresse können wir das Feld E-Mail hinzufügen.
Es öffnet sich wieder unser Word Fenster.
Hier haben wir wieder die Möglichkeit, auf eine bereits vorhandene Vorlage zurückzugreifen oder eine neue zu erstellen.
Wir haben auch wieder die Feldauswahl aus der wir unsere Daten entnehmen können.
Nun können wir die soeben erstellte Wordvorlage unter "Vorlage hinzufügen" auswählen und an die E-Mail anhängen.
Somit wird die Testvorlage immer dynamisch mit der E-Mailvorlage verbunden.
Wenn wir die Vorlage wie gewünscht fertiggestellt haben, müssen wir sie noch speichern.
Danach haben wir die Vorlage bei unseren bereits erstellten Vorlagen.
Nun können wir die E-Mail versenden.
Wenn wir die E-Mail versendet haben wird diese automatisch in den Aktivitäten des Kontaktes abgelegt.
Nicht nur, dass wir durch das Erstellen der Textvorlage eine erhebliche Zeitersparnis erhalten,
Wird auch noch jeder Versand einer E-Mail hinterlegt, was eine lückenlose Dokumentation mit sich hinterherzieht.