Mit dem cosmo Office cosmoOffice haben wir Sie die Möglichkeit, Textvorlagen individuell auf unsere Ihre Bedürfnisse zu gestalten.
Um eine Textvorlage zu erstellen, gehen wir Sie zu den Kontakten.
Hier haben wir Sie folgende Schaltflächen:
Wir Sie gehen auf die Schaltfläche Textvorlagen
Hier haben wir Sie alle schon erstellten Textvorlagen auf einen Blick.
Hier können wir Sie wählen, was wir Sie machen wollen z.B. eine neue Textvorlage erstellen, eine vorhanden öffnen, bearbeiten oder löschen.
Des Weiteren können wir Sie die E-Mail- Einstellungen festlegen.
Die E-Mail Einstellungen müssen pro Benutzer eingestellt werden.
Wir Sie wollen aber eine neue Textvorlage erstellen und gehen dafür auf "Neu"
Als nächster nächsten Schritt können wir Sie die Eigenschaften festlegen.
Wir Sie geben den Titel, wie unsere Ihre Textvorlage heißen soll ein und können auch noch einen Alias oder eine Bemerkung erfassen.
Bei den Daten können wir Sie sehen, dass wir uns Sie sich in der Ansicht Kontakte befinden aus der wir Sie mit der Textvorlage starten wollen.
Über den Filter können wir Sie einen Filter für den Seriendruck bzw. Serienversand hinterlegen.
In dem Feld Typ können wir Sie zwischen E-Mail- oder Dokumentvorlage wählen.
Im Feld Auswahl kann ich mich zwischen können Sie sich zwischen, dem aktuellem Datensatz, Einzelauswahl und Mehrfachauswahl entscheiden.
Des Weiteren haben wir Sie hier die Möglichkeit 4 Sprachen auszuwählen sowie festzulegen, welche Sprache für welches Feld verwendet werden soll.
Wenn wir der Sie den Titel, den Typ Dokument und die Auswahl aktueller Datensatz ausgewählt haben müssen wir speichern, müssen Sie mit Speichern weiter.
Nun öffnet sich ein Fenster, das aufgebaut ist, wie Word oder auch ein anderes Schreibprogramm.
Hier haben wir Sie die Menüleiste mit der wirSie, wie in Word gewohnt arbeiten kann.
Links haben wir Sie eine Feldleiste. Diese ist 1 zu 1 mit den Kontakten verbunden und ist hilfreich bei der Bearbeitung der Textvorlage.
Wir Sie können hier auch aus schon vorhandenen Textvorlagen Inhalte einfügen, indem wir Sie auf "öffnen" gehen und uns einen Inhalt auswählen.
Diesen können wir Sie dann mithilfe der Feldauswahl bearbeiten und ergänzen.
Mit der Feldauswahl haben wir Sie alle spezifischen Daten die wir Sie für die Textvorlage benötigen.
Wenn Sie z.B. einen Brief erstellen möchten, finden wir Sie in der Feldauswahl allen , alle benötigten Daten.
Es gibt auch die Möglichkeit der Suchfunktion.
Das heißt, wenn wir Sie z. B. den Namen benötigen, können wir Sie in der Suchfunktion "Name" eingeben und sämtliche Felder in denen Namen "Name" vorkommt werden angezeigt.
Nun können wir Sie aus dem gewünschten Feld den Namen auswählen.
Weiterhin können wir Sie auch Listen hinzufügen.
Hier können wir Sie z.B. auf das Feld Aktivitäten (Aktivitäten und Kontakte sind 1 zu 1 miteinander verknüpft) gehen und Betreff auswählen.
Es öffnet sich ein kleines Fenster, indem wir Sie auswählen können, ob wir Sie die Liste kommasepariert oder als Auflistung dargestellt bekommen möchten.
Wenn wir Sie mit dem Dokument fertig sind, können wir uns Sie sich über die 2. Feldfläche in der Feldauswahl alle verwendeten Felder anzeigen lassen.
Wir Sie haben nun die Möglichkeit, das Dokument sofort zu drucken oder es als PDF zu speichern.
Wenn wir Sie das Dokument als PDF gespeichert haben, finden wir Sie es bei unseren Ihren Vorlagen als Word- Vorlage.
Da wir Sie aber auch noch eine dazu passende Email- Vorlage haben möchten gehen wir Sie wieder auf "Neu"
In den Eigenschaften geben wir Sie den Titel ein, wählen den Feld- Typ E-Mail aus und die Feldauswahl "aktueller Datensatz".
In den E-Mail Einstellungen können wir Sie festlegen an welche Mailadresse die Antwort gehen soll und in der Empfängeradresse können wir Sie das Feld E-Mail hinzufügen.
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Es öffnet sich wieder unser Word Fenster.
Hier haben wir Sie wieder die Möglichkeit, auf eine bereits vorhandene Vorlage zurückzugreifen oder eine neue zu erstellen.
Wir Sie haben auch wieder die Feldauswahl aus der wir unsere Sie ihre Daten entnehmen können.
Nun können wir Sie die soeben erstellte Wordvorlage unter "Vorlage hinzufügen" auswählen und an die E-Mail anhängen.
Somit wird die Testvorlage immer dynamisch mit der E-Mailvorlage verbunden.
Wenn wir Sie die Vorlage wie gewünscht fertiggestellt haben, müssen wir Sie sie noch speichern.
Danach haben wir Sie die Vorlage bei unseren Ihren bereits erstellten Vorlagen.
Nun können wir Sie die E-Mail versenden.
Wenn wir Sie die E-Mail versendet haben wird diese automatisch in den Aktivitäten des Kontaktes abgelegt.
Nicht nur, dass wir Sie durch das Erstellen der Textvorlage eine erhebliche Zeitersparnis erhalten,
Wird auch noch jeder die Textvorlage wird auch nach jedem Versand einer E-Mail in den Aktivitäten des Kunden hinterlegt, was eine lückenlose Dokumentation mit sich hinterherzieht.
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