Checkliste

1. Voraussetzungen bei deiner Bank

• ☐ Geschäftskonto mit Lastschrift-Funktion

• ☐ Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank beantragt
  → Antragsformular Bundesbank

2. Technische Voraussetzungen

• ☐ Möglichkeit zur Erstellung von XML-Dateien für Bankeinreichung
  Kann die cosmolink Business Solution

• ☐ Banking-Software oder Zugang zu einem Onlinebanking-Portal, das SEPA-Lastschriften unterstützt
  Starmoney, SFirm etc.

• ☐ oder Buchhaltungssoftware mit SEPA-Unterstützung (z. B. DATEV, etc.)

3. Vertragliches & Rechtliches

• ☐ Einholung eines gültigen SEPA-Lastschriftmandats vom Kunden
  → Schriftlich und unterschrieben (Papier oder elektronisch mit eSignatur)

• ☐ Aufbewahrungspflicht des Mandats: min. 14 Monate nach der letzten Nutzung

• ☐ Angabe deiner Gläubiger-ID und Mandatsreferenz auf jeder Rechnung

4. Kommunikation mit dem Kunden

• ☐ Hinweise zur Zahlungsart SEPA-Lastschrift auf dem Angebot / Vertrag / AGB
  E-Mail Anschreiben cosmoOffice mit Lastschriftformular im Anhang.

• ☐ Vorabinformation (Pre-Notification) mindestens 1 Werktag vor Abbuchung an Kunden senden
  (z. B. per E-Mail mit Angabe von Betrag, Datum, Mandatsreferenz)

5. Abwicklung der Lastschrift

• ☐ Erfassung der Bankdaten des Kunden (IBAN, BIC)

  • Ansicht Firmen, Registerkarte Vertrieb
    Registerkarte Bank oder Bankverbindungen

• Open

  

  ☐ Erstellung der SEPA-Lastschrift-Datei mit der cosmolink Business
  SEPA_ Lastschrift - Cosmolink Business Solution ServiceDesk - cosmoVersum (wiki der cosmolink)

• ☐ Einreichung der Datei über deine Bank

6. Nachbearbeitung & Kontrolle

• ☐ Prüfung auf erfolgreiche Einlösung / Rücklastschriften

• ☐ ggf. erneute Mahnung bei Rücklastschriften (inkl. Gebühren)

• ☐ Archivierung der Mandate, Zahlungsnachweise, Kommunikation