Wird einem Kunden mit Sitz im Ausland deutsche Umsatzsteuer berechnet, sollte zunächst geprüft werden, ob beim Kunden eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) hinterlegt ist.

Die hinterlegte USt-IdNr. dient im System als wesentliches Merkmal dafür, dass es sich um einen Geschäftskunden (B2B) handelt. Fehlt die USt-IdNr., wird der Kunde grundsätzlich als Privatkunde bzw. B2C-Kunde behandelt. Dadurch kann deutsche Umsatzsteuer berechnet werden.

1. Ist eine USt-IdNr. hinterlegt?

Prüfen Sie in den Stammdaten des Kunden, ob das Feld für die USt-IdNr. gefüllt ist.

2. Ist die USt-IdNr. korrekt?

Achten Sie darauf, dass eine gültige USt-IdNr. des Kunden hinterlegt wurde. Bei EU-Kunden sollte diese gegebenenfalls über das entsprechende Prüfverfahren validiert werden.

3. Ist das richtige Land hinterlegt?

Prüfen Sie zusätzlich die Rechnungsadresse und insbesondere das dort hinterlegte Land. Eine falsche Länderzuordnung kann ebenfalls dazu führen, dass die Umsatzsteuer nicht wie erwartet ermittelt wird.

Bei einem B2B-Geschäft innerhalb der EU kann – abhängig von der Art der Leistung – das Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung kommen. In diesem Fall wird die Rechnung in der Regel ohne deutsche Umsatzsteuer ausgestellt und der Leistungsempfänger schuldet die Umsatzsteuer in seinem Land.

Ist dagegen keine USt-IdNr. hinterlegt, wird der Vorgang grundsätzlich als B2C behandelt. Hier können andere umsatzsteuerliche Regelungen gelten, wodurch gegebenenfalls deutsche Umsatzsteuer berechnet wird.

Kurz gesagt: Wird bei einem ausländischen Kunden unerwartet deutsche Umsatzsteuer berechnet, prüfen Sie als Erstes die hinterlegte USt-IdNr., anschließend das Land bzw. die Rechnungsadresse und die steuerliche Behandlung des Vorgangs.

Hinweis: Die konkrete umsatzsteuerliche Behandlung kann von verschiedenen Faktoren abhängen, beispielsweise vom Land des Kunden, der Art der gelieferten Ware oder Leistung sowie vom Leistungsort. Im Zweifelsfall sollte die steuerliche Einordnung mit dem Steuerberater abgestimmt werden.